Что может дать анализ статистики операций

blog 04

Изучение статистики операций дает широкие возможности для оптимизации вне зависимости от сферы деятельности. Идет ли речь о банковской или инвестиционной деятельности, добывающих или производственных отраслях, торговле или сфере услуг – даже первичный анализ данных статистики операций способен подтолкнуть к далеко идущим выводам того, перед кем стоит практическая задача повышения производительности труда и эффективности организации в целом.

Такой анализ можно осуществлять, применяя простой здравый смысл, без сложных математических вычислений. Достаточно уверенных навыков работы со сводными таблицами, диаграммами, фильтрами, условным форматированием, в некоторых случаях – знаний некоторых закономерностей и алгоритмов принятия решений (например, правила Парето) и т.д.

Только данных об исполнителе (ФИО, должность, подразделение), времени начала/ окончания работ, объемах работ, данных об имеющихся нормах труда (время, выработка) уже достаточно, чтобы:
     - Проводить общий анализ деятельности;
     - Оптимизировать деятельность - например, с учетом принципов «бережливого производства», а именно - ликвидировать:
          a) Ненужные перемещения (переходы операций от исполнителя к исполнителю);
          b) Ожидание (простои);
          c) Избыточные трудозатраты, перепроизводство;
          d) Перегрузки;
          e) Неравномерную загрузку.
 
В рамках общего анализа деятельности с использованием указанных данных можно:

-рассчитать показатели общего состояния эффективности (время, качество, производительность (выработка)) на определенный момент времени, провести их ретроспективный анализ или анализ «что если», изучить динамику изменения указанных показателей, выявить тенденции с помощью экстраполяции;
-выявить скрытые зависимости (путем наложения графиков изменения показателей, наложения на графики меток - дат событий, предположительно влияющих на показатели, выявления корреляций);
-произвести иерархическую декомпозицию расчетных показателей эффективности до уровня единицы учета (сотрудник, операция, документ и т.д.) - для выявления места возникновения проблемы, при помощи АВС- анализа выявить факторы, имеющие наибольшее влияние на текущее состояние показателей;
-сопоставить исполнителей (подразделения) по показателям эффективности (построить рейтинги);
-выявить исключения и/или показатели, существенно отличающиеся от средних значений (например, 10% лучших, 10% худших), после чего можно проанализировать причину отличий;
-провести анализ деятельности (исполнительской дисциплины): «план-факт», «норматив-факт», «среднее-факт»;
-проследить ход выполнения процесса - выявить, на каком этапе происходят нарушения сроков (бывают ошибки);
-определить оптимальное соотношение количества и качества выполняемых операций (при каком количестве операций начинает расти количество ошибок) и т.д.

Кроме того, в дальнейшем полученная статистика операций может стать прекрасной основой для работ по нормированию труда и расчету необходимой численности. За счет хронометража можно составить справочник операций с нормами времени на их выполнение, после чего станет возможным определять их трудоемкость. Если дополнительно будет проведена фотография рабочего времени сотрудников и определен рациональный баланс их рабочего времени, станет возможным рассчитывать оптимальную численность с учетом фактической загрузки, а также доли затрат времени на ненормируемые операции. 

Ненужные перемещения (переходы операций от исполнителя к исполнителю) и избыточные трудозатраты можно выявить путем:

-определения оптимального состава и последовательности исполнителей процесса, оптимальных маршрутов перемещения исполнителей (объектов труда) в ходе выполнения (на основе «лучших практик»;
-устранения причин наиболее распространенных ошибок и, как следствие, ликвидации «переделок»;

Ожидание (простои), перепроизводство, перегрузки и неравномерную загрузку можно выявить за счет:

-определения времени пиков/спадов загрузки сотрудников, сопоставления фактических объемов работ с фондом рабочего времени сотрудников;
-выявления и организации выполнения в первую очередь операций, являющихся «материнскими» для остальных;
-выявления и улучшения организации работ в местах, являющихся «узким горлышком» всего процесса (на такую операцию или сотрудника может, например, указывать большее, чем среднее, количество документов в очереди на обработку);
-определения оптимального «входа» операции, - объемов ресурсов, который может быть эффективно (без увеличения ошибок) потреблен для того, чтобы операция и процесс в целом выполнялись бесперебойно и ритмично; в этом случае весь излишек на «входе» операции, как и соответствующие трудозатраты, должны быть признаны избыточными

Таким образом, анализ статистики операций может существенно упростить решение задач локализации повышения эффективности деятельности, сотрудников, подразделений и организации в целом. Владение основными навыками анализа статистики операций делает возможным локализацию основных проблем деятельности, определения первоочередных мер по их устранению силами специалистов, не имеющих практического опыта оптимизации процессов.