Порядок и трудовая дисциплина бьют класс. Всегда или почти всегда

… правильные принципы в руках посредственных людей оказываются сильнее бессистемных и случайных попыток гения

Эмерсон Г.  Двенадцать принципов производительности

Низкая производительность труда и неэффективное использование рабочего времени? Низкая трудовая дисциплина? Неконтролируемый рост численности персонала и, как следствие, фонда оплаты труда? Межфункциональное взаимодействие не налажено, ответственность «размыта»? Изменения организационной структуры ориентированы скорее на рост численности персонала, чем на повышение его эффективности? Вам НЕ нужны консультанты. По крайней мере, для решения большинства проблем, перечисленных выше.

Зачастую мы забываем или просто не отдаем себе отчета в том, что очень многое в этом направлении можно сделать без существенных затрат, за счет   элементарного наведения порядка, где главную роль играют тр467054удовая дисциплина, ваш собственный здравый смысл, опыт  ваших сотрудников и уверенность в том, что проводимая работа действительно нужна (см. Табл. 1). Таким образом,  мы часто расплачиваемся за отсутствие самодисциплины и неверие в собственные силы.

Может, вместо того, чтобы обратиться к дорогостоящему консультанту, стОит для начала просто навести порядок в том, что уже работает? Сделать так, чтобы во главе угла стояла трудовая дисциплина. Нормативно закрепить персональную ответственность за выполнение функции (бизнес- процесса) на каждом его шаге. Пронормировать численность, устранить избыточные управленческие звенья и лишние функции. Потихоньку перейти на безбумажный документооборот, ибо «трудно даже вообразить, в какой степени структура бизнес- процессов продиктована ограничениями бумажного делопроизводства»[1].

Понять, как можно использовать имеющуюся внутри компании информацию. Ведь слишком часто ее собирают и сводят воедино только в особых случаях - когда в компанию приглашают консультантов. И вдвойне обидно, когда такой консультант делает полезные для вас выводы не благодаря своим исключительным знаниям предметной области, а основываясь только на той информации, которую вы сами же для него собрали и систематизировали.

Устранить мелочный контроль, излишнюю детализацию при планировании и избыточную отчетность. Научить руководителей правильно формулировать цели (например, с использованием принципов SMART), внедрить контроль исполнительской дисциплины и увязать выполнение поставленных задач (достижение целевых показателей) с размерами денежного вознаграждения.

По возможности шире использовать телеработу и аутсорсинг. Обучить сотрудников максимально использовать возможности стандартного программного обеспечения (ведь страшно смотреть, как некоторые сотрудники убивают несколько часов на то, что можно сделать за несколько секунд одним- двумя щелчками мыши).

Опираясь на собственный здравый смысл, а также опыт и силы своих сотрудников, можно сделать так, чтобы функции (бизнес- процессы) выполнялись по возможности непрерывно, параллельно и ритмично.  В первую очередь это должно относиться к основным функциям (бизнес- процессам), и уж потом- к вспомогательным и обеспечивающим. Если уж функции (бизнес- процессы) все равно выполняются или могут выполняться при наступлении заранее известных событий (условий) или в заранее установленные сроки– сделайте так, чтобы они выполнялись автоматически– без «благословения» свыше в виде специально издаваемого приказа. Относитесь к каждому перемещению предмета труда (продукта, документа) между подразделениями в процессе его обработки как к пересечению товаром границы- т.е. к тому, что автоматически увеличивает его стоимость и время доставки до потребителя. Сведите к минимуму такие перемещения, сделайте процесс прямоточным (см. Организации рабочего процесса принципы).

При этом нет разницы, какой подход использовать при оптимизации– функциональный или процессный (см. Рис. 1). Здесь менее всего стОит препираться из-за имен[2]. При наличии четко поставленной цели выполнения конкретной функции и хорошо налаженного межфункционального взаимодействия конечный результат будет одинаков вне зависимости от того, ЧТО вы будете брать за основу при оптимизации: перечни функций управления, содержащиеся в уже отмененном ГОСТе 24525.0-80, что-то похожее на классификатор функций управления[3], карту бизнес- процессов на основе etom (enhanced Telecom Operations Map– расширенной карты операционных процессов операторов связи), APQC PCF (American Productivity & Quality Center Process Classification Framework— классификация основных и вспомогательных бизнес-процессов компании Американского Центра исследований производительности и качества), CMMI (Capability Maturity Model Integration- комплексная модель производительности и зрелости) или что-нибудь еще. Важно просто охватить ВСЕ управленческие действия по отношению ко ВСЕМ объектам управления.

  

 Рис. 1

Наконец, можно (и нужно) провести регламентацию- создать и нормативно закрепить порядок пошагового выполнения работ по всем или хотя бы основным направлениям деятельности. «Умный» регламент существенно снижает необходимость текущего управления действиями исполнителя (а значит, делает некоторые руководящие должности избыточными), потому что и без непосредственного руководителя дает работнику четкие указания к действию на каждом шаге в стандартной ситуации. Вмешательство руководителя необходимо только в случаях, выходящих за рамки стандартных ситуаций. Для каждого шага такой регламент должен давать ответ на вопрос кому, что и как делать для того, чтобы соответствующий процесс был выполнен в разумные сроки и без ущерба качеству работ при интенсивности работы немного выше средней. Степень «доходчивости» регламентов должна быть такой, чтобы используя его, соответствующую функцию (бизнес- процесс) «на троечку» мог выполнить даже новичок, имеющий минимально необходимый и достаточный уровень знаний и умений. При регламентации также производится корректировка способов выполнения функций (бизнес-  процессов) с точки зрения здравого смысла- так, чтобы они в наибольшей степени отвечали основным принципам организации рабочего процесса. Выполнение регламентов важно увязать с размерами денежного вознаграждения. Это опять- таки сделать несложно- нужно, чтобы показатель исполняемости регламентов (например, достижения закрепленных ими показателей, соблюдения сроков рассмотрения документов, представления отчетности) входил в состав КПЭ.

Словом, сделайте именно то, чего добиваются идеологи бережливого производства- и вы во многом избавитесь от «семи губительных потерь», которые дотошные японцы называют хорошо запоминающимся для русского человека словом Муда (расходы и любая деятельность, которая потребляет ресурсы, но не создает ценности для клиента):

  1. Перепроизводство,
  2. Избыток запасов,
  3. Простои,
  4. Брак,
  5. Лишние этапы обработки,
  6. Ненужная транспортировка,
  7. Избыточные перемещения в ходе работы.

А если не нравится и этот подход- можно использовать 12 принципов производительности Г. Эмерсона (вот уж кто пропел подлинный гимн ОРГАНИЗАЦИИ как функции управления).

Все меры, о которых сказано выше,- не бесполезная околонаучная болтовня. Они были реализованы в различных сочетаниях в разное время совершенно не похожими друг на друга компаниями. А ведь если разобраться- это просто наведение ПОРЯДКА и трудовая ДИСЦИПЛИНА. Так почему бы такой порядок не навести и вам? В целом эффект от таких мероприятий вполне сопоставим с проектом по Реинжинирингу (перепроектированию)  бизнес- процессов. А там, глядишь, и не нужны станут эти дорогостоящие инновации, болезненная перестройка бизнес- процессов, дорогущие ERP- системы, системы управления качеством (или чем- нибудь еще) в том виде, в котором их сейчас пропагандируют, пытаясь заработать,  найм «звездных» управленцев или консультантов т.д.

Таблица 1

Направления совершенствования Конкретное мероприятие
Организационная структура, численность, квалификационный состав персонала

1. Разработка и внедрение нормативных документов, обеспечивающих соответствие организационной структуры принципам преемственности, экономичности и эффективности, а именно:

-единые принципы и правила формирования и изменения организационной структуры;

-типовые организационные структуры – при наличии разветвленной региональной структуры (местные особенности можно учесть при применении кластерного подхода к разработке типовой структуры региональных отделений);

-методика расчета численности персонала, необходимой и достаточной для выполнения закрепленных за ним функций без ущерба качеству работ и при их интенсивности немного выше средней

2. Разработка и внедрение нормативных документов, обеспечивающих достаточный уровень квалификации работников, а именно:

-требования к минимально необходимому и достаточному уровню знаний и умений, необходимых для занятия должности (могут быть закреплены в должностной инструкции или в профиле должности);

-обязательные программы обучения (с проверкой полученных знаний), обеспечивающие повышение уровня знаний и умений или повышение личной эффективности (напр. навыки постановки целей, управления временем, методы принятия решений и т.д.)

Функции (бизнес- процессы)

1. Устранение лишних функций (и упразднение выполняющих их организационных единиц)

2. Регламентация деятельности (в первую очередь – общие вопросы управления, затем- основные производственные, вспомогательные и обеспечивающие бизнес- процессы (порядок осуществления расчетов, продаж, закупок и материального учета, бюджетирования, инвестиционной, проектной деятельности)).

3. Корректировка уже отстроенных и неплохо работающих процессов. Основными направлениями действий могут быть унификация и стандартизация выполнения функций (бизнес- процессов), автоматизация, более широкое применение ИТ и т.д

4. Совершенствование системы постановки целей и оценки результатов деятельности

5. Контроль исполнительской дисциплины (т.е. простой план- фактный контроль и/или упреждающий контроль, позволяющий прогнозировать развитие ситуации и при необходимости предпринимать корректирующие воздействия) и обязательная увязка выполнения поставленных заданий (целевых показателей) с размерами денежного вознаграждения

Чтобы как-то подкрепить свою мысль интересными фактами, позволю себе небольшой экскурс в историю (куда же без нее, если так нравится?). Цивилизация Древнего Рима не дала миру культурных шедевров мирового масштаба, сравнимых с греческими, однако стала одной из величайших во многом благодаря умению учиться у других, понимать, что в данный момент является действительно важным, ставить и методично, шаг за шагом, добиваться сугубо практических целей, «выжимать» максимум из того, что есть под рукой. Это одна из немногих цивилизаций, почитавших дисциплину за божество (см. ниже Немного фактов). Именно пример римлян наиболее ярко демонстрирует, что порядок бьет класс. Всегда или почти всегда. В этом я абсолютно уверен.

Немного фактов

  • В архитектуре и строительстве римляне вначале активно и творчески использовали греческие и этрусские образцы, но затем пошли дальше. Не они придумали свод и арку, дававшие существенную экономию материала, времени и человеческих усилий при строительстве. Не ими изобретено и большинство строительных машин и оборудования. Однако именно они стали использовать эти достижения повсеместно. Они усовершенствовали и успешно применяли бетон, укрепивший власть Рима в провинциях больше, чем огонь и меч, потому что дал возможность быстро строить большие и прочные сооружения, вокруг многих из которых впоследствии возникали города.

Порта Нигра  (лат. Porta Nigra (черные ворота)) — самые большие и хорошо сохранившиеся римские ворота. Выполняли функцию оборонительного сооружения римского поселения Augusta Treverorum (нынешний Трир). Построены в 180 году н.э. Высота ворот - 29,3 м, ширина - 36, глубина -21,5 метра. В настоящее время ворота - символ города Трир.

  • В самом Риме бетон широко использовался при возведении общественных и многоэтажных жилых домов (инсул), что в сочетании с наличием водопровода способствовало быстрому росту и укреплению самого города, в котором уже в 1 веке до н.э. проживало боле 1 миллиона человек.

Инсула. Многоэтажный жилой дом с комнатами и квартирами, предназначенными для сдачи внаём. Инсулы появились не ранее III века до н. э.

  • Конечно, архитектура Рима многое заимствовала у архитектуры Греции, однако между ними было существенное отличие: греческие города посвящались богам, в которых им возводились достойные бессмертных святилища, Рим же не забывал ни об удобствах, ни об удовольствиях людей. Пон-дю-Гар, построенный, вероятно, римскими военными инженерами, показывает подлинную красоту этой архитектуры, у которой не было другой цели, кроме функциональности.[4]

Пон-дю-Гар (фр. Pont du Gard, букв. «мост через Гар») — самый высокий сохранившийся древнеримский мост (и акведук). Был частью 50-километрового водопровода, снабжавшего питьевой водой Немаус (нынешний Ним). Длина - 275 метров, высота 47 метров.

  • Водопровод, который обеспечивал каждого из жителей города приблизительно 1000 л воды в сутки (в современном Риме этот показатель почти в 3 раза меньше), сыграл не меньшую роль в формировании единой и очень своеобразной римской общности, поскольку сделал возможным одновременное проживание, совместную жизнедеятельность и общение огромного количества людей. Внутри городов вода разводилась при помощи надземных акведуков или (что случалось намного чаще) трубопроводов. Подземные трубы выполнялись из дерева, глины или свинца.[5] В связи с водой же встречаем и одно из первых в мире упоминаний о несанкционированных «врезках» в централизованные системы жизнеобеспечения. Консул Секст Юлий Фронтин (30–100 г. н.э.) упоминает о так называемых «сверлильщиках» - «водяных ворах», вночи делавших врезки в водопропускные трубы или каналам для незаконного забора воды.[6] Для борьбы ними, а также для поддержания водопровода в исправном состоянии создавались специальные «водяные команды».  Вода в Древнем Риме была одним из самых ходовых и недорогих товаров. Её невысокая стоимость и огромные объемы потребления обеспечивали значительные финансовые поступления в государственную казну. Тот же Фронтин, занимавший в Риме должность куратора вод, организовавший полную инвентаризацию водного хозяйства столицы империи и обобщивший полученные сведения в трактате “О водопроводе города Рима”, разработал целую стратегию, благодаря которой рассчитывал существенно улучшить «здоровье этого вечного города… Причины нездорового климата будут смыты; улицы станут чистыми, чище станет воздух, исчезнет атмосфера, которая при наших предках принесла плохую славу городу». Фронтин же считал  водопровод главным свидетельством величия Римской империи. Качество римского водопровода было таково, что отдельные его участки использовались по своему прямому назначению вплоть до ХХ в.  
  • Они «всего лишь» создали разветвленную дорожную сеть общей протяженностью по меньшей мере в два земных экватора. Сначала эти дороги были рассчитаны на военное применение и предназначались для того, чтобы облегчить быструю переброску войск и связать столицу и вновь приобретенные территории («Все дороги ведут в Рим»). Однако впоследствии эти дороги дали небывалые возможности для развития гражданской экономики и общества в целом. По ним стали двигаться торговые караваны. По такой дороге можно было проделать 150 и более километров за день (император Август за световой день проезжал 185 километров, а Тиберий за сутки - 350). Качество таких дорог зачастую было таково, что большинство из них эксплуатировалось еще в XIX в., а отдельные сохранились до наших дней. Так, например, знаменитая Аппиева дорога, построенная 2300 лет назад, функционирует и поныне. А израильтяне во время войны 1948 г., используя карту дорог Римской империи, составленную немцем Певтингером ещё в XVI веке, заняли Эйлат, проведя колонну бронетехники по полузасыпанной песком римской дороге.

 

Начало Аппиевой дороги (Via Appia) в Риме. Первая и самая известная римская военная дорога. Проложена из Рима в Капую Аппием Клавдием в 312 до н.э. (позже проложена далее до порта Брундизий). 

  • Римляне, у которых к началу 1 й Пунической войны (264-241 гг. до н.э) не было не только парусных кораблей, но длинных судов вообще, умудрились в кратчайшие сроки освоить строительство грозных квинкирем (они же – пентеры) по карфагенскому образцу. Они просто разобрали и скопировали одну из захваченных карфагенских квинкирем, а потом быстро поставили их производство на поток.[7] Пусть их качество и не было высоким (по некоторым свидетельствам, корабли начали рассыхаться уже через несколько месяцев после постройки), именно их наличие и решило исход сражения при Эгадских островах, положившего конец 1й Пунической войне.
  • Римляне создали знаменитый  водосток – Клоаку Максима (cloaca maxima). Какая проза! Но благодаря этому событию получилось осушить большое болото между холмами Палатин и Капитолий, на месте которого впоследствии и возник форум, ставший местом  встреч жителей близлежащих деревень, и их постепенной консолидации в единую общность. Для римлянина город существует только там, где люди могут регулярно собираться, чтобы дела, искать правосудие, молиться богам. Таким и был форум, таким и оставался он вплоть до конца империи.  Собственно о возникновении города можно говорить тогда, когда долина форума стала центром общественной жизни – и в прямом, и в переносном смысле. Это место прекрасно подходило для того, чтобы здесь расположился рынок, чтобы здесь можно было остановиться по дороге, проходившей по долине Тибра и позволявшей караванам, перевозившим соль из Остии, завоевать Центральную Италию и равнины Этрурии.[8] Кроме того, осушение болота между холмами - этот мелиорационный подвиг - решил и чисто медицинскую проблему- с исчезновением болота удалось избавиться от болезней, переносимых болотными насекомыми. О том, насколько актуальна была эта проблема, можно судить хотя бы по тому, что жителям знаменитого Эфеса пришлось переносить свой город из болотистой местности выше на гору (так они вынуждены были бороться с эпидемиями малярии).
  • Возможно, римляне раньше других народов поняли значимость общественной санитарии. Наверняка они были далеки от рассуждений о том, что внешняя среда влияет на здоровье человека, его работоспособность, продолжительность жизни. Скорее всего, необходимость предупредить возникновение болезней и создать условия, обеспечивающие сохранение здоровья, им диктовала сама жизнь. И если у греков преимущественное развитие получили элементы личной гигиены, то римляне прославились в области гигиены общественной. У древних римлян, прославившихся своим водопроводом, общественными банями, централизованной канализацией, гигиена достигла подлинного расцвета, впервые представ как дело государственное. Например, знаменитые Законы двенадцати таблиц (V в. до н.э.) содержат, помимо прочего, и установления санитарного характера. В них говорится о благоустройстве кладбищ, запрещении захоронений внутри города, содержится предписание пользоваться для питья горной ключевой водой, а не водой из Тибра, куда попадал весь римский водосток. Контроль над соблюдением этих постановлений входил в обязанности специальных чиновников – эдилов или попечителей – кураторов.[9]
  • Рим же переработал рассеянные обычаи входивших в империю народов, превратив их в органичное, поразительное по своей стройности единое целое – римское право. Это было «право всемирное, универсальное». Право, которое могло одинаково удовлетворить римлянина и грека, египтянина и галла. Универсализм и индивидуализм - основные начала этого целого.[10]
  • Практичность римлян отражалась и на особенностях формирования их языка (прежде всего письменного, существенно отличавшегося от повседневного). Необходимость ясности и точности выражения мысли, не оставляющих возможности для каких- либо споров, вытекала из развития римского права. Самые древние сохранившиеся римские тексты- юридические формулы, язык которых требовал абсолютной точности, предполагал краткие четкие фразы. Так и в первых литературных произведениях жесткая схема построения предложений со времени Катона (II в. до н.э. ) латынь поистине становится языком, достойным завоевателей мира. Сначала напоминая аскетические образцы греческого монументального искусства, она не позволяла в точности переводить диалектические хитросплетения греческих философов. Передача абстрактных понятий была для нее еще задачей почти неразрешимой. Даже богатая система суффиксов использовалась очень умеренно и обычно применялась для обозначения конкретных понятий. Именно поэтому языком культуры был греческий язык, а не латынь. Римские писатели не просто умели говорить на греческом, но и писали на нём философские трактаты. Тем не менее, общаясь с интеллектуалами-греками, предпочитали говорить с ними на «своей» латыни, зная при этом все её предательские особенности. Римские писатели и ораторы (и прежде всего Цицерон), используя краткий, точный, лаконичный язык юриспруденции, политики и власти, за несколько поколений сумели создать латинскую прозу, которая была достойна соперничать с прозой греческих философов и историков. Созданный ими таким образом язык сам становится генератором оригинального способа мышления[11]. Именно Цицерон, чьим главным занятием после ухода от общественных дел стали сочинение и перевод философских диалогов, много времени и сил потратил на то, чтобы каждому понятию диалектики и физики на греческом подыскать соответствующее выражение на латыни. Говорят, что он первым ввел в обиход у римлян такие понятия, как «представление», «приятие», «воздержание от суждения», «постижение», «простое», «неделимое», «пустота» и многие другие, и, с помощью метафоры и некоторых иных приемов, сделал их ясными, доступными и общеупотребительными[12].
  • Победы римского оружия объяснялись редким сочетанием высокого мастерства каждого воина и безукоризненного умения сражаться в большом и малом коллективе. Римская армия не была монолитом, как фаланги эллинов, или подвижной, словно ртуть, богатой сильными в индивидуальном поединке бойцами, однако не способной к регулярному сражению дружиной германцев или кельтов. Римляне, как никто из их противников, могли молниеносно и слаженно перестроиться во время сражения: рассыпаться на мелкие подразделения, собраться воедино, закрыться в глухой обороне, перейти в сокрушительную атаку, слаженно следуя приказам командиров вне зависимости от тактического уровня — отделение ли это, когорта или в целом легион. Во время боя каждый легионер знал свое место и был безусловно уверен в своих товарищах и командирах. Поразительное «чувство локтя» и дисциплинированность римских легионеров – это, с одной стороны, итог скрупулезного отбора в армию, куда брали физически крепких и интеллектуально развитых молодых людей. С другой страны, это — плод системы обучения воинскому искусству, краеугольным камнем которой была дисциплина, воспетая Вегецием (Epitoma rei mil. I) и Фронтином (Strategemata. IV). Нужно отметить, что она для римлян означала куда больше, чем просто навык беспрекословного подчинения и точность при выполнении приказов.
  • Понятие дисциплины включало также доведенное до автоматизма владение оружием и высокую тактическую грамотность легионера и поражавшее врагов взаимодействие отдельных воинских подразделений и родов войск. И вовсе не случайно Дисциплина (Disciplina или Discipulina) была одним из наиболее почитаемых в армии божеств. По мнению многих в период Римской Империи, хорошую армию в мирное время необходимо полностью загружать тренировками и работами. Главной работой для римского легионера, не считая караульной службы и боевых походов, было строительство. Армию активно привлекали к строительству гражданских объектов. В провинции легионеры воплощали в жизнь благоволение императоров, возводя амфитеатры, храмы, арки и колонны, городские стены, принимали участие в восстановительных работах зданий и сооружений, поврежденных после чужеземных нашествий и/ или стихийных бедствий. Легионерами прорыты каналы, они трудились в каменоломнях и шахтах. Особую значимость строительных работ для легионеров подчеркивают инструменты каменщиков, порой изображавшиеся на солдатских надгробных памятниках: кирка (dolabra), мастерок (ascia), резец (scalprum), линейка (regula), наугольник (norma), циркуль (circinus).[13]

Хватит, пожалуй. Пока я вас совсем не утомил. И пожалуйста, помните о Муда

 

Список использованной литературы

Густов Дмитрий Юрьевич.  Жилище в Древнем Риме

Коротченко Н., Черноусов П. Был ли свинцовый водопровод причиной крушения Римской империи?

Кочетов В.А. Римский бетон: Из истории строительства и строительной техники Древнего мира

При написании статьи использовались материалы сайтов

ab2b.ru

designw.ru

dic.academic.ru

pharmnews.kz

qm-s.com

romaeterna.net

wikipedia.org

zhurnal.lib.ru


[1] Гейтс Б. Бизнес со скоростью мысли

[2] Плутарх. Об Исиде и Осирисе

[3] Методические рекомендации по построению аппарата управления предприятия и объединения. – Министерство химического и нефтяного машиностроения.-М., 1976

[4] Грималь П. Цивилизация Древнего Рима.

[5] Кстати, эта «мелочь» – одна из основных причин многих хронических и онкологических болезней, особенно распространенных среди римской знати. Свинец, попадающий с водой в организм, задерживается в нем и приводит к постепенному отравлению. Для жителей Рима трубопровод, выполненный с применением свинцовых труб, был вреден тем более, что вода, питавшая город, была богата углекислым газом, который при контакте с трубами образовывал углекислый свинец, активно замещающий кальций в организме человека и приводящий к хроническим заболеваниям. Учитывая же то, что и посуда римлян, и даже косметика делалась на основе свинца, то становится понятно, почему возраст знатных римлян и особенно римлянок редко превышал 30 лет. Кроме того, свинцовые сосуды широко использовались для хранения вина, поскольку свинец придает вину сладкий вкус и способствует консервации

[6] Миклашевский Н.В., Королькова С.В. Чистая вода

[7] Полибий. Всеобщая история. Книга I

[8] Грималь П. Цивилизация Древнего Рима.

[9] Беляков А. Гигиена и утопия

[10] Покровский И.А. История римского права

[11] Грималь П. Цивилизация Древнего Рима.

[12] Плутарх. Сравнительные жизнеописания. Демосфен и Цицерон.

[13] Колобов А.В. «Римские легионы вне полей сражений» (эпоха Ранней империи)