Оптимизация процессов. Бережливое производство и рациональная организация рабочих процессов.

Под оптимизацией процессов в мы будем понимать сравнительно небольшие улучшения одного из трех основных параметров процесса (стоимость, время, качество) без ущерба двум другим. Такой подход к повышению внутренней эффективности справедливо можно назвать малозатратным. В этом оптимизация принципиально отличается от реинжиниринга процессов, который подразумевает коренную перестройку процессов- вплоть до их моделирования с чистого листа. Оптимизация процессов нужна, если взят курс на эволюционное развитие организации без потрясений, если в целом процессы работают, их качество вполне сносно, и, следовательно, нет потребности в коренных изменениях (реинжиниринге). 

Исходя из приведенного выше определения оптимизации, её целесообразно проводить путем внесения постепенных улучшений в действующую модель «как есть». Делать это можно по- разному - от эмпирических попыток улучшений с применением FAST-метода до методичной работы с использованием подходов бережливого производства, рациональной организации рабочего процесса, методов ESIA (Рис.1). Исходя из моего опыта, это - наиболее простые, но оттого не менее действенные способы оптимизации процессов. К тому же они могут создать хороший репутационный задел для проведения более основательных улучшений, если в них возникнет потребность. 

Достоинства и недостатки FAST- метода, а также некоторые практические вопросы использования правил ESIA будут рассмотрены в отдельных статьях. В настоящей статье рассмотрен общий подход к оптимизации деятельности, предполагающий сочетание принципов бережливого производства и рациональной организации рабочего процесса.

Бережливое производство – один из наиболее популярных методов получения быстрых результатов. Или «срывания низковисящих яблок». Бережливое производство позволяет существенно снизить затраты без ущерба текущему уровню производительности и качества путём снижения потерь следующих видов:

• Простои;
• Ненужные перемещения (переходы операций от исполнителя к исполнителю);
• Избыточные трудозатраты, перепроизводство;
• Перегрузки;
• Неравномерная загрузка

Одним из наиболее простых способов не просто единовременно уменьшить указанные потери, но и организовать регулярную системную работу по их планомерному уменьшению, является применение для оптимизации следующих принципов рациональной организации рабочего процесса:^[1]

• Прямоточность - отсутствуют (сведены к минимуму) переходы операций от исполнителя к исполнителю либо избыточные изменения места непосредственной обработки предмета труда;
• Параллельность - не зависящие друг от друга операции и процессы проводятся одновременно;
• Ритмичность - равномерное рабочей нагрузки внутри измеряемого интервала времени;
• Пропорциональность («втягивающий процесс») – на входе потребляющий процесс получает ровно столько ресурсов, сколько их можно преобразовать в конечный продукт без нарушения ритмичности процесса;
• Непрерывность («бесперебойный процесс») - отсутствуют (сведены к минимуму) интервалы между взаимосвязанными последовательно выполняющимися операциями процесса;
• Автоматизация – отсутствуют (сведены к минимуму) операции, для начала, окончания и нормального прохождения которых необходимо участие человека.

При оптимизации обеспечение соответствия процесса указанным принципам ведет к устранению или существенному сокращению одного или нескольких видов указанных потерь. И наоборот, различные виды потерь могут быть ликвидированы в первую очередь за счет обеспечения соответствия процессов принципам рациональной организации рабочего процесса (Таблица 1).

Таблица 1. Исключение (ликвидация) потерь и принципы рациональной организации рабочего процесса 

В Таблице 2 указанные принципы рациональной организации рабочего процесса приводятся в разбивке по соответствующим видам уменьшаемых потерь

 Таблица 2. Принципы организации рабочего процесса и ликвидируемые потери

  При разработке предложений необходимо учитывать конкретные организационно- технические условия, в том числе существующее распределение функций, необходимость обеспечения оптимальной и равномерной загрузки сотрудников, недопущение роста количества ошибок из-за увеличения интенсивности работы. Предложения о возможном увеличении нагрузки в обязательном порядке согласуются с требованиями Законодательства Российской Федерации о труде.

В дальнейшем, после исчерпания возможностей наиболее простых и очевидных способов оптимизации, возможно перейти к реинжинирингу процессов, с существенными изменениями организационно- штатной структуры и процессов, изменениями в ИТ- инфраструктуре. В этом случае также возможно использование методов диагностики, анализа и оптимизации процессов, внедренных и использованных при малозатратном подходе.