Оптимизация процессов. ESIA
Невозможно переменить всего вдруг, не наруша законов мудрости, которые не дозволяют переходить от одного до другого края, миновав середину...
Ришелье. Политическое завещание
ESIA - один из малозатратных (т.е. наиболее простых), но действенных и относительно безболезненных методов оптимизации процессов (см. также FAST-метод, бережливое производство, принципы рациональной организации рабочего процесса). Первоначально был разработан для реинжиниринга процессов, однако может быть эффективно применен для «эволюционной» оптимизации. По своей сути это свод правил (методическое пособие/шпаргалка/памятка) о том, с чего начинать и о том, чего категорическим нельзя забыть тогда, когда перед вами стоит практическая задача снижения издержек
В соответствии с правилами ESIA[1], основными способами совершенствования процессов являются[2]:
-Ликвидация (напр., вынужденных простоев, избыточных операций, перемещений);
-Упрощение (напр., процедур взаимодействия, маршрутов движения документов, доступа к данным, форм документов, отчетности);
-Объединение (напр., операций, обрабатываемых документов, групп клиентов);
-Автоматизация (напр., простых однотипных операций) [3].
Способы реализации предложенного подхода выбираются исходя из имеющегося в наличии инструментария и в целом аналогичны изложенным в статье Оптимизация процессов. Бережливое производство и рациональная организация рабочих процессов.
В Таблице 1 перечислены возможные методы и рекомендуемые действия для решения конкретных задач оптимизации в рамках подхода ESIA. Указанные методы и действия сгруппированы по способам совершенствования процессов согласно ESIA. Кроме того, при необходимости Таблица может быть использована как справочник примерных мероприятий по улучшению конкретных параметров эффективности (время, стоимость, качество).
Таблица 1. Способы совершенствования процессов и методы оптимизации
| Способ совершенствования процесса | Объект воздействия | Описание действий | Методы оптимизации | Регулируемый параметр |
| 1. Ликвидация | 1.1. избыточная трудоемкость | Ликвидация дублирующихся операций: • результат которых достигается другими операциями; • за счет обеспечения на каждом предыдущем шаге производства только полезного объема продукции – т.е. такого её объема, который исполнитель (потребитель) способен использовать (потребить) на следующем шаге (обеспечение "втягивающего процесса") |
1. Функционально- стоимостной анализ 2. Анализ добавленной ценности 3. Анализ рабочих ячеек |
Расходы |
| Ликвидация избыточных уточнений, согласований и сбора дополнительной информации. | Расходы | |||
| Устранение ошибок как основных причин «переделок» операций; | Расходы | |||
| Ликвидация избыточных уточнений и сбора дополнительной информации для перепроверок | Расходы | |||
| 1.2. простои | Приоритеность выполнения "материнских" операций | 1. Сокращение цикла (c использованием PERT- метода (в т.ч. метода критического пути), моделей типа "время-затраты" (time-cost models) и т.д.) | Расходы | |
| Перераспределение загрузки между сотрудниками | Расходы | |||
| Сокращение времени простоев: -разгрузка сотрудников, выполняющих операции критического пути процесса; -параллельное выполнение не зависящих друг от друга операций. |
Расходы | |||
| 1.3. избыточные перемещения | Изменение порядка выполнения операций процесса (их группировка для последовательного выполнения одним исполнителем) для обеспечения его прямоточности | 1. Идеализация 2. A ∆ T анализ 3.Сокращение цикла (c использованием PERT- метода (в т.ч. метода критического пути), моделей типа "время-затраты" (time-cost models) и т.д.) 4. Анализ рабочих ячеек |
Расходы | |
| Разработка укрупненных норм труда (не пооперационно, a на группу работ в целом), закрепление группы операций за одним исполнителем, и ликвидация сопутствующих промежуточных согласований | Расходы | |||
| Перераспределение работ между исполнителями с учетом квалификации, минимально необходимой и достаточной для их выполнения | Расходы | |||
| 1.4. избыточные согласование и контроль | Разработка укрупненных норм труда (не пооперационно, a на группу работ в целом), закрепление группы операций за одним исполнителем, и ликвидация сопутствующих промежуточных согласований | 1. Анализ добавленной ценности 2. Идеализация 3. Сокращение времени цикла (c использованием PERT- метода (в т.ч. метода критического пути), моделей типа "время-затраты" (time-cost models) и т.д.) |
Время | |
| Установление жестких сроков согласования, автоматическое согласование при просрочке Регламентация порядка согласования, ограничение состава согласующих |
1. Функционально- стоимостной анализ 2. Анализ добавленной ценности 3. Анализ рабочих ячеек |
Время | ||
| Автоматическое согласование документов по истечении нормативного срока | 1. Анализ добавленной ценности 2. Устранение избыточных операций 3. Анализ рабочих ячеек 4. Функционально- стоимостной анализ |
Время | ||
| Делегирование права согласования второстепенных документов | 1. Анализ добавленной ценности 2. Идеализация 3. Сокращение времени цикла (c использованием PERT- метода (в т.ч. метода критического пути), моделей типа "время-затраты" (time-cost models) и т.д.) |
Время | ||
| Упразднение избыточного контроля2 | 1. Анализ добавленной ценности 2. Идеализация 3. Сокращение времени цикла (c использованием PERT- метода (в т.ч. метода критического пути), моделей типа "время-затраты" (time-cost models) и т.д.) 4. Автоматизированный контроль исполнительской дисциплины |
Время | ||
| 2. Упрощение | 2.1. процедуры взаимодействия | Максимальный учет мнения потребителя выхода операции о его качестве | 1. Развертывание функций качества 2. Анализ рабочих ячеек |
Качество |
| 2.2. формы документов | Унификация документов, содержащих однотипную информацию. | Унификация форм документов и состава содержащейся в них информации | Расходы | |
| Использование минимально необходимого и достаточного состава документов | Расходы | |||
| Максимальное использование постоянной части документов и стандартизированных формулировок для переменной (анкеты, таблицы, трафареты) | Выделение постоянной и переменной части документа | Расходы | ||
| Максимальное использование унифицированных форм для ввода и передачи однотипной информации | Расходы | |||
| Автоматизированное формирование типовых документов со стандартным набором изменяемых полей | Расходы | |||
| 2.3. маршруты прохождения документов | Изменение порядка выполнения операций процесса (их группировка для последовательного выполнения одним исполнителем) для обеспечения его прямоточности | 1. Идеализация 2. A ∆ T анализ 3.Сокращение цикла (c использованием PERT- метода (в т.ч. метода критического пути), моделей типа "время-затраты" (time-cost models) и т.д.) 4. Анализ рабочих ячеек |
Расходы | |
| Корректировка процессов с учетом статистики выполнения операций (изучение фактического маршрута прохождения документов) | 1. Идеализация 2. Статистическое управление процессами 3. Анализ рабочих ячеек |
Расходы | ||
| 2.4. Доступ к данным | Унификация форматов передачи данных между различными ИС | 1. Многократное использование однажды введенных данных 2. Централизация и безопасное хранение ключевых данных с возможностью распределенного доступа и индивидуальных настроек отчетности |
Расходы | |
| Построение интерфейсов, обеспечивающих: поиск ранее введенных данных, с опцией автозаполнения; ведение данных, поступающих в стандартизованных формах (с возможностью их корректировки при необходимости) |
Расходы | |||
| Унификация источников и способов получения стандартных данных | Расходы | |||
| 2.5. Отчетность | Создание централизованной информационно- аналитической системы, позволяющей осуществлять генерацию: -стандартных форм отчетности; -отчетности с учетом наиболее частых запросов; -отчетов, создаваемых пользователем самостоятельно; - индивуидуальных пользовательских запросов (Ad hoc query) |
1. Унификация форм отчетности 2. Автоматизация формирования отчетности |
Расходы | |
| 4.2. Сбор, хранение и передача данных | Отказ от создания и хранения дублирующей информации | 1. Многократное использование однажды введенных данных 2. Централизация и безопасное хранение ключевых данных с возможностью распределенного доступа и индивидуальных настроек отчетности |
Расходы | |
| 3. Объединение операций | 3.1. операции | Внедрение автоматизированной пакетной обработки однотипных операций вместо их поштучного выполнения | 1. Анализ рабочих ячеек 2. Укрупнение и группировка операций по признаку их схожести для обеспечения бесперебойного или параллельного выполнения |
Время |
| Разумное укрупнение и группировка работ в блоки с последующим закреплением за минимальным количеством исполнителей или в целях автоматизации. | Время | |||
| Группировка специалистов, выполняющих однотипные операции | Время | |||
| 3.2. клиенты | Пакетное формирование одинаковых документов для группы клиентов (напр. массовые рассылки) | - | Расходы | |
| 4. Автоматизация | 4.1. Однотипные операции | Автоматизированное формирование типовых документов со стандартным набором изменяемых полей | Унификация форм документов и состава содержащейся в них информации | Расходы |
| Автоматизированное выполнение часто повторяющихся операций, в том числе: однотипных действий, не требующих специальной подготовки; однотипных действий, предполагающих проверку соответствия данных; операций, проведение которых происходит с установленной периодичностью, при наступлении одних и тех же условий, на основе структурированной информации из ИС |
- | Расходы | ||
| Автоматизированное формирование предустановленной периодической отчетности. | Расходы | |||
| 4.2. Сбор, хранение и передача данных | Резервное копирование необходимых файлов в автоматическом режиме | 1. Многократное использование однажды введенных данных 2. Централизация и безопасное хранение ключевых данных с возможностью распределенного доступа и индивидуальных настроек отчетности |
Расходы | |
| Построение интерфейсов, обеспечивающих: -функционал автозаполнения; -функции быстрого поиска; -пополнение данных, поступающих в стандартизованных формах; -настройку новых стандартизованных форм поступающих данных. |
Расходы | |||
| Автоматизированный перенос файлов, поступающих на загрузку в ППО на сетевой ресурс, в каталог загрузки (например, с использованием программы- тоссера по расписанию). | - | Расходы | ||
| Автоматизированный импорт файлов, предназначенных для загрузки в ППО, из каталога загрузки. | Расходы | |||
| Автоматическое оповещение сотрудников о необходимости реакции на событие (например, загрузка файлов). | Время | |||
| 4.3. Анализ данных | Проведение расчетов и анализ данных по мере поступления взамен отложенного выполнения. | Расходы | ||
| Автоматизация обработки периодических порций данных (дневная, месячная, квартальная, годовая). | 1. Унификация форм отчетности 2. Автоматизация формирования отчетности |
Расходы | ||
| Автоматизированный форматно- логический контроль документов и информации при их загрузке/получении/обработке. | - | Расходы | ||
| Автоматизированная пакетная обработка | Расходы | |||
| Оповещение пользователей о необходимости реакции на событие (например, не прошедший контроль документ, ручная проверка пользователем при необходимости | Автоматизированный контроль исполнительской дисциплины | Расходы |
[1] Названы по первым буквам английских слов: Eliminate (исключать), simplify (упрощать), incorporate (объединять), automatize (автоматизировать).
[2] В порядке убывания значимости, а также логики осуществления мероприятий по оптимизации
[3] См. также Андерсон Бьёрн. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования.
